W ramach swojej działalności La Lorraine Bakery Group NV, z siedzibą w Elisabethlaan 143, 9400 Ninove, VAT 412.382.632, RPR Ghent, Oddział Dendermonde („LLBG”), gromadzi i wykorzystuje informacje dotyczące osób fizycznych („dane osobowe”). LLBG uważa, że ochrona Państwa prywatności jest niezwykle istotna, a w związku z tym zobowiązuje się do przetwarzania informacji, które gromadzi na Państwa temat wyłącznie w sposób opisany w niniejszej polityce. Czyniąc to LLBG działa zgodnie z właściwymi przepisami prawa dotyczącymi prywatności, w tym przepisami Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych („RODO”).
W ramach tego zobowiązania, LLBG pragnie wyjaśnić w niniejszej polityce prywatności, w jakim celu i w jaki sposób przetwarzamy Państwa dane osobowe, a także jakie są Państwa prawa i obowiązki w tym zakresie. Niniejsza polityka zawiera także informacje na temat tego, z kim mogą się Państwo kontaktować w LLBG w przypadku pytań lub w celu wykonania przysługujących Państwu praw (patrz punkt 7).
1 Zakres
Niniejsza polityka prywatności ma zastosowanie do każdego rodzaju wykorzystania danych osobowych dotyczących:
• przyszłych, obecnych i byłych klientów (osoby fizyczne);
• przyszłych, obecnych i byłych dostawców (osoby fizyczne);
• przedstawicieli i pracowników klientów (osoby prawne);
• przedstawicieli i pracowników dostawców (osoby prawne);
• Kandydatów;
• osób odwiedzających nasze pomieszczenia; oraz
• osób odwiedzających nasze strony internetowe.
Niniejsza polityka nie ma zastosowania do informacji dotyczących osób prawnych.
Tak zwany „administrator danych” jest podmiotem prawnym, który ustala cele i sposoby gromadzenia i wykorzystania danych osobowych. O ile nie wskazano inaczej w uzupełniającej polityce dotyczącej czynności przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, administratorem danych jest LLBG.
2 Jakie dane osobowe na Państwa temat są gromadzone przez LLBG?
2.1 Postanowienia ogólne
Przede wszystkim zbieramy dane identyfikacyjne i kontaktowe osób, z którymi się komunikujemy, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail i/lub adres pocztowy, numer telefonu stacjonarnego i/lub komórkowego. Treść korespondencji prowadzonej przez Państwa z nami za pośrednictwem poczty lub e-maili jest także rejestrowana.
Dane dotyczące dzieci są przetwarzane wyłącznie w przypadku, gdy uczestniczą one w wizycie zorganizowanej przez firmę lub szkołę.
2.2 Profesjonaliści
W przypadku profesjonalnych klientów i dostawców będących osobami fizycznymi zbierane dane obejmują ponadto Państwa tytuł, stanowisko, firmę spółki, dane dotyczące płatności, takie jak Państwa rachunek bankowy, IBAN, BIC oraz, w stosownych przypadkach, Państwa numer VAT (NIP).
W przypadku przedstawicieli i pracowników klientów i dostawców będących osobami prawnymi, dane te obejmują ponadto Państwa tytuł, stanowisko, firmę Państwa spółki.
W przypadku przekazania nam przez Państwa informacji o innych osobach fizycznych (takich jak dane kontaktowe współpracownika), są Państwo zobowiązani do przekazania kopii niniejszej polityki prywatności tym osobom.
2.3 Osoby prywatne
W przypadku klientów będących osobami prywatnymi posiadającymi kartę lojalnościową, LLBG gromadzi także informacje dotyczące historii zakupów i personaliów, takie jak Państwa płeć, wiek, data urodzenia i czy posiadają Państwo krewnych.
2.4 Osoby odwiedzające nasze pomieszczenia
W przypadku, gdy odwiedzają Państwo jeden z naszych obiektów, mogą być Państwo także filmowani przez nasze kamery monitoringu. Kamery te są zawsze oznaczone właściwym symbolem.
W przypadku, gdy są Państwo umówieni z jednym z naszych pracowników, będą Państwo zobowiązani do podania na recepcji swojego nazwiska i powodu Państwa wizyty.
2.5 Wydarzenia
W przypadku Państwa uczestnictwa w wydarzeniu zorganizowanym przez LLBG, mogą być Państwo fotografowani, o ile wyrazili na to Państwo swoją zgodę.
2.6 Osoby odwiedzające nasze strony internetowe
W przypadku, gdy odwiedzają Państwo nasze strony internetowe, zbieramy także pewne dane dotyczące połączenia i komunikacji (takie jak adres IP, nazwę domeny Państwa dostawcy Internetu, rodzaj Państwa przeglądarki, system operacyjny i platforma), dane statystyczne i informacje dotyczące Państwa zachowania, zwyczajów i preferencji (takie jak informacje dotyczące odwiedzanych przez Państwa stron, informacje, o podanie których się Państwo zwrócili oraz czas spędzony przez Państwa na naszych stronach internetowych).
2.7 Kandydaci
Przetwarzamy odpowiednie dane osobowe przekazane przez kandydatów ubiegających się o pracę, takie jak informacje na temat płci, wieku, daty urodzenia oraz informacje dotyczące kwalifikacji zawodowych (doświadczenie zawodowe, znajomość języków, tytuły, …).
3 W jaki sposób gromadzone są dane osobowe?
Dane osobowe są przez nas gromadzone bezpośrednio lub pośrednio za pomocą (jednego lub większej liczby) następujących sposobów:
(i) kiedy kontaktują się Państwo z nami i komunikują z naszym personelem i/lub naszymi systemami informatycznymi;
(ii) kiedy wręczają nam Państwo swoją wizytówkę;
(iii) kiedy zapisują się Państwo na nasz newsletter;
(iv) kiedy ubiegają się Państwo o pracę w LLBG (poprzez spontaniczną aplikację lub w odpowiedzi na ogłoszenie LLBG o wakacie);
(v) kiedy zamawiają lub kupują Państwo nasze towary i usługi, np. za pośrednictwem naszej piekarni internetowej;
(vi) za pośrednictwem systemów telewizji przemysłowej i systemów bezpieczeństwa;
(vii) za pośrednictwem naszego fotografa na wydarzeniach;
(viii) za pośrednictwem firmy, w której Państwo pracują lub jednego z Państwa kolegów;
(ix) poprzez wyszukiwanie informacji w Internecie;
(x) poprzez korzystanie z karty rabatowej;
(xi) uczestnicząc lub rejestrując się dla celów ankiet, kampanii, konkursów i/lub wizyt służbowych;
(xii) poprzez nabycie danych klientów od marketingowych baz danych; lub
(xiii) kiedy odwiedzają Państwo naszą stronę internetową i/lub wypełniają formularz kontaktowy.
W razie konieczności uzupełniamy Państwa dane osobowe o informacje z publicznych źródeł dostępnych w Państwa jurysdykcji, a mianowicie oficjalnego dziennika urzędowego lub wszelkich innych oficjalnych baz danych zawierających dodatkowe dane osobowe, które jesteśmy zobowiązani przechowywać.
Kiedy zwracamy się z prośbą o informacje bezpośrednio od Państwa (np. za pośrednictwem formularza), będziemy zawsze wskazywać, czy informacje te są obowiązkowe i jakie są konsekwencje niepodania tych danych.
W celu zapewnienia, aby posiadane przez nas dane osobowe na Państwa temat były prawidłowe i pozostawały aktualne, możemy zwracać się do Państwa co pewien czas o sprawdzenie i potwierdzenie tych danych osobowych lub ich aktualizację w miarę potrzeby.
4 Kiedy dane osobowe są zbierane i wykorzystywane?
Państwa dane osobowe są zawsze przetwarzane w konkretnym i szczegółowo określonym celu. Wykorzystywane są wyłącznie dane konieczne w takim celu.
4.1 Ogólne cele
Przetwarzamy dane osobowe naszych klientów i dostawców, ich przedstawicieli i pracowników oraz osób odwiedzających firmę i stronę internetową w następujących celach:
(i) monitorowania naszej działalności (analiz statystycznych i gromadzenia danych statystycznych dotyczących sprzedaży, liczby klientów, itp.);
(ii) zarządzania naszym systemem informatycznym, w tym zarządzania infrastrukturą i ciągłością działalności;
(iii) poprawy jakości naszych produktów i usług;
(iv) ochrony naszych interesów ekonomicznych;
(v) zarządzania naszymi systemami archiwizacji;
(vi) odpowiedzi na zapytania ze strony władz publicznych lub sądów;
(vii) przestrzegania obowiązków wynikających z przepisów prawa;
(viii) fuzji i przejęć; oraz
(ix) zapobiegania nadużyciom.
4.2 Profesjonaliści
Przetwarzamy także dane osobowe naszych klientów i dostawców oraz ich przedstawicieli i pracowników dla celów:
(i) sporządzania i wykonywania umów;
(ii) zakupów, zamówień, fakturowania i rachunkowości;
(iii) zarządzania relacjami z klientami i dostawcami oraz programami partnerskimi;
(iv) monitorowania działalności w naszych pomieszczeniach, w tym przestrzegania właściwych polityk, przepisów BHP; oraz
(v) okresowego przesyłania naszych newsletterów i wiadomości o promocjach dotyczących naszych produktów i usług, a także interesujących informacji, np. poprzez reklamy ukierunkowane za pośrednictwem mediów społecznościowych, korzystając z adresu, który został nam podany przez Państwa lub firmę, w której Państwo pracują (w przypadku wyrażenia przez Państwa zgody).
4.3 Osoby prywatne
Przetwarzamy także dane osobowe klientów będących osobami prywatnymi dla celów:
(i) planowania i dostaw towarów i usług do klientów;
(ii) zarządzania kartami lojalnościowymi;
(iii) zarządzania relacjami z klientami;
(iv) przetwarzania (spersonalizowanych) zamówień, w tym piekarni online, a także informowania klientów, w razie potrzeby, o statusie takich zamówień;
(v) rekrutacji i selekcji;
(vi) fakturowania i rachunkowości;
(vii) okresowego przesyłania naszych newsletterów i wiadomości o promocjach dotyczących naszych produktów i usług, a także interesujących informacji, np. poprzez reklamy ukierunkowane za pośrednictwem mediów społecznościowych, korzystając z adresu, który został nam podany przez Państwa lub firmę, w której Państwo pracują (w przypadku wyrażenia przez Państwa zgody);
(viii) odpowiedzi na pytania naszych klientów, w tym pytania zadane telefonicznie; oraz
(ix) organizacji promocji, kampanii i konkursów.
4.4 Osoby odwiedzające nasze pomieszczenia
Przetwarzamy dane osobowe odwiedzających nas osób w celach:
(i) organizacji wizyt organizowanych przez firmy i szkoły; oraz
(ii) monitorowania działalności w naszych pomieszczeniach, w tym przestrzegania właściwych polityk, przepisów BHP.
4.5 Osoby odwiedzające nasze strony internetowe
Przetwarzamy także dane osobowe osób odwiedzających naszą stronę internetową dla celów:
(i) zarządzania i poprawy naszych stron internetowych (np. poprzez diagnozowanie problemów z serwerem, optymalizację przesyłu danych, integrację i optymalizację stron internetowych);
(ii) pomiarów dotyczących użytkowania stron internetowych (np. poprzez gromadzenie danych statystycznych dotyczących przesyłu danych lub zbieranie informacji na temat zachowania osób odwiedzających i stron, które odwiedzają);
(iii) poprawy i personalizacji Państwa doświadczenia, a także dostosowania treści strony do każdego odwiedzającego (np. poprzez zapamiętywanie Państwa wyborów i preferencji, łącznie z korzystaniem z plików cookies);
(iv) analiz efektywności naszych kampanii e-mailowych i poprawy procesu wysyłki wiadomości e–mail w celu lepszej komunikacji z naszymi klientami; oraz
(v) monitorowania i zapobiegania nadużyciom i innym potencjalnym przypadkom nieprawidłowego użytkowania naszej strony internetowej.
5 Podstawa prawna gromadzenia i wykorzystywania danych osobowych
Dane osobowe nie mogą być przetwarzane bez odpowiedniej podstawy prawnej. W związku z tym będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe wyłącznie w przypadku, gdy:
(i) wyrazili Państwo dobrowolną, jednoznaczną i konkretną zgodę na przetwarzanie Państwa danych osobowych w jednym lub kilku szczególnych celach; lub
(ii) przetwarzanie jest niezbędne w celu wykonania naszych zobowiązań umownych wobec Państwa lub do podjęcia działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy; lub
(iii) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku ciążącego na nas na podstawie obowiązujących przepisów prawa; lub
(iv) przetwarzanie jest niezbędne do ochrony Państwa żywotnych interesów lub interesów innej osoby; lub
(v) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez nas i nie wpływa niekorzystnie na Państwa interesy lub podstawowe prawa i wolności. Należy zauważyć, że przetwarzając Państwa dane osobowe na tej podstawie będziemy zawsze starać się zachować równowagę pomiędzy naszymi uzasadnionymi interesami a Państwa prywatnością.
Przykłady takich prawnie uzasadnionych interesów obejmują: korzystanie z efektywnych kosztowo usług, oferowanie naszych towarów i usług klientom, zapobieganie nadużyciom i bezpieczeństwo naszych systemów i sieci informatycznych, spełnianie naszych celów korporacyjnych i celów z zakresu społecznej odpowiedzialności biznesu.
W większości przypadków Państwa dane osobowe będą przetwarzane ponieważ jest to niezbędne w związku z obecnymi lub przyszłymi obowiązującymi nas umowami. W celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji na temat konkretnej podstawy prawnej przetwarzania określonych danych osobowych, prosimy o kontakt, zgodnie z informacjami zawartymi w punkcie 7.
W przypadku zbierania danych osobowych dotyczących Państwa dzieci w związku z wizytą organizowaną przez firmę w jednym z naszych obiektów, będziemy zawsze zwracać się do Państwa o wyrażenie jednoznacznej zgody na gromadzenie tych informacji, bezpośrednio lub za pośrednictwem szkoły Państwa dziecka.
6 Kto ma dostęp do moich danych osobowych?
6.1 W LLBG
Państwa dane osobowe będą przechowywane przez LLBG w jej systemach informatycznych, przy czym będą one dostępne wyłącznie dla personelu, któremu dostęp do Państwa danych osobowych jest potrzebny w ramach realizacji ich zadań w LLBG i wyłącznie w celach określonych w punkcie 4.
Personel ten podlega naszym wewnętrznym regulaminom i procedurom dotyczącym bezpieczeństwa, poufności i ochrony danych osobowych. Jest także zobowiązany do stosowania środków technicznych i organizacyjnych, które zostały przez nas podjęte w celu ochrony Państwa danych osobowych. Takie środki bezpieczeństwa zostały specjalnie opracowane przy uwzględnieniu najnowocześniejszych technologii, kosztów wdrożenia, jak również ryzyk wynikających z przetwarzania i charakteru danych osobowych.
6.2 Poza LLBG
Część danych osobowych jest także przekazywana określonym kategoriom odbiorców poza LLBG w związku z realizacją celów określonych powyżej, przy czym wyłącznie w przypadku, gdy osoby te rzeczywiście potrzebują takich informacji. Dotyczy to, w szczególności:
(i) naszych usługodawców takich jak konsultanci, dostawcy usług informatycznych, firmy świadczące usługi ochrony, towarzystwa ubezpieczeniowe i instytucje finansowe;
(ii) naszych partnerów biznesowych, takich jak sklepy i inne supermarkety, które zajmują się dystrybucją naszych produktów, a także doradców marketingowych;
(iii) państwowych i/lub międzynarodowych organów regulacyjnych, organów odpowiedzialnych za egzekwowania prawa lub giełd papierów wartościowych lub sądów, w przypadku, gdy jesteśmy do tego zobowiązani na podstawie obowiązujących przepisów prawa lub regulacji lub na żądanie takich organów;
(iv) doradców będących osobami trzecimi, w tym księgowych i prawników, np. w związku z przeniesieniem lub przejęciem całości lub części przedsiębiorstwa; oraz
(v) osób trzecich zaangażowanych w postępowania dotyczące ewentualnych nadużyć lub naruszeń prawa.
W powyższym kontekście pozostajemy odpowiedzialni za przetwarzanie Państwa danych osobowych. Z wyjątkiem organów władz, odbiorcy ci mogą przetwarzać dane wyłącznie na podstawie naszych szczególnych instrukcji z wyłączeniem jakiegokolwiek innego celu, chyba że poinformujemy Państwa o tym z wyprzedzeniem i uzyskamy Państwa zgodę, o ile jest wymagana. Na takie podmioty nakładamy także szczególne zobowiązania umowne w celu zagwarantowania ochrony Państwa danych osobowych.
6.3 Poza terenem EOG
Odbiorcy mogą czasem znajdować się w państwie spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego („EOG”), które może nie zapewniać odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych. Właściwe przepisy prawa dotyczące przekazywania danych osobowych do takich państw wymagają wdrożenia przez nas odpowiednich środków ostrożności w celu zapewnienia, aby ochrona danych osobowych pozostawała zagwarantowana (takich jak postanowienia umowne, które nakładają na odbiorcę obowiązek ochrony Państwa danych osobowych). Dodatkowe informacje i wyjaśnienia w tym zakresie mogą Państwo uzyskać wykonując przysługujące Państwu prawa określone w punkcie 7.
7 Jakie przysługują mi prawa i w jaki sposób powinno się je wykonywać?
Zawsze przysługuje Państwu prawo do zażądania dostępu do danych osobowych, które LLBG przetwarza na Państwa temat i sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych. W niektórych przypadkach mogą Państwa także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych, żądania ograniczenia przetwarzania lub usunięcia określonych danych. Ponadto są Państwo także uprawnieni w określonych okolicznościach do zażądania przekazania Państwa danych osobowych Państwu lub osobie trzeciej. LLBG będzie postępować w przypadku takich żądań i sprzeciwów zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych; należy jednak pamiętać, że prawa te nie mają charakteru bezwzględnego i zastosowanie mogą mieć wyłączenia o charakterze ustawowym. W związku z tym w pewnych okolicznościach możemy nie być w stanie zastosować się do Państwa żądań lub zastrzeżeń.
W przypadku wyrażenia przez Państwa zgody na określone rodzaje przetwarzania, mają Państwo prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, przy czym powinni być Państwo świadomi, że w takim przypadku mogą Państwo nie być w stanie w pełni korzystać ze wszystkich naszych usług. Takie cofnięcie zgody pozostanie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Ponadto mogą Państwo w każdym momencie sprzeciwić się wykorzystaniu Państwa danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego.
W przypadku, gdy będą Państwo chcieli wykonać którekolwiek z powyższych praw, prosimy o przesłanie wiadomości pocztą elektroniczną na adres: privacy@llbg.com, dołączając kopię dokumentu tożsamości.
LLBG traktuje Państwa uwagi na temat przetwarzania przez nas danych osobowych z najwyższą powagą, a uwagi te będą przez nas szybko rozpatrywane. W związku z tym, prosimy o kontakt w przypadku jakichkolwiek uwag.
W przypadku, gdy nie są Państwo zadowoleni ze sposobu przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych, mają Państwo prawo wnieść skargę do organu nadzorczego odpowiedzialnego za ochronę danych w Belgii (Rue de la Presse 35, 1000 Brussels lub contact(at)apd-gba.be) lub do organu nadzorczego odpowiedzialnego za ochronę danych w Państwie Członkowskim UE będącym miejscem Państwa stałego pobytu, miejscem wykonywania pracy lub też miejscem, w którym nastąpiło zarzucane naruszenie.
8 Jak długo przechowywane są moje dane?
Dokładny okres przechowywania danych zależy od celu, w jakim dane osobowe są przetwarzane.
Co do zasady, LLBG stosuje następujące kryteria w odniesieniu do przechowywania danych osobowych: (i) dane osobowe są przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne dla realizacji celu, dla którego zostały zebrane i (ii) przechowywane są zawsze zgodnie z właściwymi przepisami ustawowymi, regulacyjnymi i wewnętrznymi w tym zakresie.
Dane osobowe, które posiadamy na Państwa temat w naszej bazie danych i które nie są związane z konkretną umową są usuwane 120 miesięcy od Państwa ostatniego kontaktu z nami.
W przypadku danych osobowych, które są związane z umową, którą Państwo (lub firma, w której Państwo pracują) zawarła z nami, okres przechowywania stanowi okres obowiązywania umowy, a ponadto okres przedawnienia się roszczeń wynikających z umowy, chyba że dłuższy lub krótszy okres przechowywania jest wymagany na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa. Po upływie takiego okresu Państwa dane osobowe zostaną usunięte z naszych systemów.
Nagrania CCTV są przechowywane przez okres nie dłuższy niż maksymalny okres przechowywania przewidziany w jurysdykcji, na terenie której utrwalono nagranie.
Dane osobowe, które są zbierane i przetwarzane w związku ze sporem są usuwane (i) z chwilą osiągnięcia polubownego rozstrzygnięcia, (ii) z chwilą wydania prawomocnego orzeczenia, które nie podlega żadnym dalszym środkom odwoławczym lub (iii) w przypadku przedawnienia roszczenia.
9 Zmiany polityki
Niniejsza polityka może podlegać zmianom. Niniejsza polityka prywatności została po raz ostatni zmieniona w dniu 1 marca 2019 roku. O przyszłych zmianach lub uzupełnieniach zasad przetwarzania Państwa danych osobowych określonych w niniejszej polityce prywatności będą Państwo uprzednio informowani za pośrednictwem naszej strony internetowej (dla przykładu, poprzez okna dialogowe), a także za pośrednictwem naszych standardowych kanałów komunikacji (dla przykładu, pocztą elektroniczną, w przypadku posiadania przez nas Państwa adresu e-mail). Prosimy o upewnienie się zawsze, że korzystają Państwo z aktualnej wersji.
10 Kontakt
W przypadku ogólnych pytań mogą się Państwo każdorazowo skontaktować się z nami przesyłając nam wiadomość e-mail na adres: privacy@llbg.com. W przypadku pytań dotyczących prywatności i/lub wykonywania Państwa praw, prosimy o korzystanie z adresu e-mail wskazanego w punkcie 7. Z przyjemnością udzielimy Państwu pomocy.