La Lorraine Bakery Group NV, med säte i Elisabethlaan 143, 9400 Ninove, VAT 412.382.632, RPR Ghent, Dendermonde Division (”LLBG”), samlar inom ramen för sin verksamhet in och använder uppgifter om fysiska personer såsom dig (även kallade ”personuppgifter”). LLBG anser att skyddet av din integritet är mycket viktigt och förbinder sig därmed till att enbart behandla information som det samlar in om dig i enlighet med det som anges i denna policy. Genom att göra det, agerar LLBG i enlighet med gällande integritetslagstiftning, inklusive Dataskyddsförordningen, eller ”GDPR”.
Som en del av detta åtagande vill LLBG med denna integritetspolicy förklara varför och hur vi behandlar dina personuppgifter, liksom vilka dina rättigheter och våra åtaganden är i detta avseende. Denna policy ger också information om vem du kan kontakta inom LLBG om du har frågor eller vill utöva dina rättigheter (se punkt 7).
1 Omfattning
Denna integritetspolicy är tillämplig på alla typer av användning av personuppgifter om:
• framtida, nuvarande och tidigare kunder (fysiska personer);
• framtida, nuvarande och tidigare leverantörer (fysiska personer);
• kunders representanter och -personal (juridiska personer);
• leverantörers representanter och -personal (juridiska personer);
• jobbsökande;
• besökare i våra lokaler; och
• besökare på vår webbplats.
Denna policy gäller inte för information om juridiska personer.
Den så kallade ”personuppgiftsansvarige” är den juridiska enhet som bestämmer över de syften och medel som krävs för att samla in och använda dina personuppgifter. Om inget annat anges i en kompletterande policy rörande en specifik behandling är LLBG personuppgiftsansvarig.
2 Vilka personuppgifter samlar LLBG in om dig?
2.1 Allmänt
I första hand samlar vi in identifierings- och kontaktuppgifter för individer med vilka vi kommunicerar, såsom ditt namn, e-postadress och/eller postadress, fast och/eller mobiltelefonnummer. Innehållet i den kommunikation som du skickar till oss via post eller e-post registreras också.
Data som rör barn behandlas endast när de deltar i ett organiserat företags- eller skolbesök.
2.2 Yrkesverksamma
För yrkesverksamma kunder och leverantörer som är fysiska personer innefattar detta också din titel, befattning, namnet på ditt företaget, betalningsuppgifter, t.ex. ditt bankkontonummer, IBAN, BIC och, i förekommande fall, ditt momsnummer.
För representanter och personal hos kunder och leverantörer som är juridiska personer ingår även din titel, befattning, namnet på ditt företag.
Om du förser oss med information om andra personer (t.ex. kontaktuppgifter till en kollega) måste du tillhandahålla en kopia av denna integritetspolicy till dessa personer.
2.3 Privatpersoner
För kunder som är privatpersoner och har ett lojalitetskort samlar LLBG också in inköpshistorik och personlig information, såsom ditt kön, ålder, födelsedatum och om du har några släktingar.
2.4 Besökare i våra lokaler
När du besöker en av våra lokaler kan du också bli filmad av våra säkerhetskameror. Dessa kameror indikeras alltid med en lämplig ikon.
Om du har ett möte med en av våra medarbetare måste du även uppge ditt namn i receptionen samt anledningen till ditt besök.
2.5 Evenemang
När du deltar i ett evenemang som organiseras av LLBG kan du bli fotograferad om du har gett ditt tillstånd till detta.
2.6 Besökare av våra webbplatser
När du besöker våra webbplatser samlar vi in vissa anslutnings- och kommunikationsdata (såsom din IP-adress, domännamnet på din internetleverantör, din typ av webbläsare, operativsystem och plattform), statistisk information och uppgifter om ditt beteende, vanor och preferenser (såsom information om sidor som du har besökt, information som du har begärt och tiden som du har spenderat på våra webbplatser).
2.7 Jobbsökande
Vi behandlar de relevanta personuppgifterna som tillhandahålls av jobbsökande för att söka en tjänst, såsom ditt kön, ålder, födelsedatum och yrkesmässig information (arbetslivserfarenhet, språk, examensbevis, osv.).
3 Hur samlar vi in personuppgifter?
Vi har samlat in personuppgifter direkt eller indirekt via (en eller flera) av följande kanaler:
(i) när du kontaktar oss och kommunicerar med vår personal och/eller våra IT-system;
(ii) när du ger oss ditt visitkort;
(iii) när du registrerar dig för ett av våra nyhetsbrev;
(iv) när du ansöker om ett jobb på LLBG (genom en spontanansökan eller reagerar på en LLBG-annons om ledig tjänst);
(v) när du beställer och köper några av våra varor eller tjänster, t.ex. via våra onlinebagerier;
(vi) genom vårt interna kameraövervaknings- och säkerhetssystem;
(vii) genom vår fotograf vid evenemang;
(viii) genom företaget som du arbetar för eller via någon av dina kollegor;
(ix) genom internetsökningar;
(x) genom användning av ditt lojalitetskort;
(xi) genom deltagande i eller registrering för undersökningar, kampanjer, tävlingar och/eller företagsbesök;
(xii) genom att köpa kunddata från databaser för direktmarknadsföring; eller
(xiii) när du besöker vår webbplats och/eller fyller i kontaktformuläret.
Vid behov kompletterar vi dina personuppgifter med information från offentliga källor tillgängliga inom din jurisdiktion, i huvudsak den officiella tidskriften i Belgien (official journal) eller andra relevanta officiella databaser som innehåller ytterligare personuppgifter vi är tvungna att besitta.
När vi begär information direkt från dig (t.ex., via ett formulär) kommer vi alltid att indikera huruvida sådan information är obligatorisk och vad konsekvenserna blir om du inte vill lämna ut sådana uppgifter.
För att säkerställa att de personuppgifter som vi har om dig är korrekta och förblir uppdaterade kan vi med jämna mellanrum be dig att kontrollera och bekräfta dessa personuppgifter eller uppdatera dem vid behov.
4 Varför samlar vi in och använder personuppgifter?
Dina personuppgifter behandlas alltid för ett specifikt och väldefinierat syfte och endast de uppgifter som krävs för att uppnå detta syfte används.
4.1 Allmänna ändamål
Vi behandlar personuppgifter från (representanterna och personal för) våra kunder och leverantörer, företag och webbplatsbesökare för följande allmänna syften:
(i) övervakning av vår verksamhet (mätning och sammanställning av statistik över försäljning, antal kunder, osv.);
(ii) hantering av vår IT, inklusive förvaltning av infrastrukturen och affärsverksamhetens kontinuitet;
(iii) förbättra kvaliteten på våra produkter och tjänster;
(iv) skydda våra ekonomiska intressen;
(v) hantering av våra arkiveringssystem;
(vi) besvara frågor från en offentlig myndighet eller domstol;
(vii) uppfylla lagstadgade skyldigheter;
(viii) sammanslagningar och förvärv; och
(ix) förebyggande av bedrägerier.
4.2 Yrkesverksamma
Vi behandlar även personuppgifter som tillhör (representanterna och personal för) våra kunder och leverantörer för:
(i) förberedelse och utförande av avtal;
(ii) inköp, upphandling, fakturering och redovisning;
(iii) hantering av relationer med kunder och leverantörer och partnerprogram;
(iv) övervakning av aktiviteter i våra lokaler, inklusive efterlevnad av relevanta policyer, regler för hälsa och säkerhet; och
(v) regelbundna utskick av nyhetsbrev och reklammeddelanden om våra produkter och tjänster samt intressant information, till exempel med hjälp av riktad reklam via sociala medier, genom att nyttja den adress som du eller företaget som du arbetar för har lämnat ut till oss (om du har gett oss ditt samtycke).
4.3 Privatpersoner
Vi behandlar även personuppgifter för kunder som är privatpersoner för:
(i) planering och leverans av varor och tjänster till kunder;
(ii) hantering av lojalitetskort;
(iii) hantering av kundrelationer;
(iv) behandling av (individualiserade) beställningar, inklusive genom onlinebageriet, och för att, vid behov, informera kunderna om statusen för sådana beställningar;
(v) rekrytering och urval;
(vi) fakturering och redovisning;
(vii) periodiska utskick av nyhetsbrev och reklammeddelanden om våra produkter och tjänster samt intressant information, till exempel med hjälp av riktad reklam via sociala medier, genom att nyttja den adress som du har angett (om du har gett oss ditt samtycke);
(viii) besvara frågor från våra kunder, inklusive frågor via telefon; och
(ix) anordna kampanjer och tävlingar.
4.4 Besökare i våra lokaler
Vi behandlar våra besökares personuppgifter för att:
(i) anordna företags- och skolbesök; och
(ii) övervaka aktiviteterna i våra lokaler, inklusive efterlevnad av tillämpliga policys, regler för hälsa och säkerhet.
4.5 Besökare av våra webbplatser
Vi behandlar även personuppgifter om besökarna på vår webbplats för att:
(i) hantera och förbättra våra webbplatser (t.ex. genom diagnos av serverproblem, optimering av datatrafik, integrering och optimering av webbsidor);
(ii) mäta användningen av våra webbplatser (t.ex. genom att sammanställa statistik för datatrafik eller samla in information om besökarnas beteenden och vilka sidor de besöker);
(iii) förbättra och anpassa din upplevelse samt att anpassa innehållet på webbplatsen för att vara tillgänglig för varje besökare (t.ex. genom att komma ihåg dina val och preferenser tillsammans med användningen av cookies);
(iv) analys av effektiviteten av våra e-postkampanjer och förbättring av e-postutskick för att kommunicera bättre med våra kunder; och
(v) övervaka och förebygga bedrägeri och annat potentiellt missbruk av vår webbplats.
5 Rättslig grund som tillåter insamling och användning av personuppgifter
Personuppgifter får inte behandlas utan en giltig rättslig grund. Vi kommer därför endast att behandla dina personuppgifter om:
(i) vi har mottagit ditt fria, uttryckliga och specifika samtycke för behandlingen av dina personuppgifter för ett eller flera särskilda syften; eller
(ii) behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna utföra våra avtalsenliga skyldigheter gentemot dig eller för att på din begäran förbereda för ett kommande avtal; eller
(iii) behandlingen är nödvändig för att uppfylla en skyldighet som vi omfattas av enligt lag, dekret eller förordning; eller
(iv) behandlingen är nödvändig för att skydda dina eller någon annan persons vitala intressen; eller
(v) behandlingen är nödvändig för våra legitima intressen och inte otillbörligen påverkar dina intressen eller grundläggande rättigheter och friheter. Observera att vid behandling av dina personuppgifter på denna grund strävar vi alltid efter att upprätthålla en balans mellan vårt legitima intresse och din integritet.
Exempel på sådana legitima intressen är: dra nytta av kostnadseffektiva tjänster, erbjuda våra produkter och tjänster till våra kunder, förebygga bedrägerier och öka säkerheten för våra IT-system och nätverk samt att uppfylla våra företags- och sociala mål.
I de flesta fall behandlas dina personuppgifter eftersom detta är nödvändigt i anknytning till vår nuvarande och framtida avtalsrelation. Kontakta oss gärna om du behöver mer information om den specifika rättsliga grunden vi tillämpar för att behandla vissa personuppgifter, såsom förklarat i punkt 7.
När vi samlar in personuppgifter om ditt barn i samband med ett organiserat företagsbesök till en av våra lokaler kommer vi att alltid att efterfråga ditt uttryckliga samtycke till detta, antingen direkt eller via ditt barns skola.
6 Vem har åtkomst till mina personuppgifter?
6.1 Inom LLBG
Dina personuppgifter kommer att lagras av LLBG i dess IT-system, men kommer endast att vara tillgängliga för den personal som behöver åtkomst till de personuppgifterna som en del av sina arbetsuppgifter inom LLBG och endast för de syften som fastställts i punkt 4.
Personalen är bunden till våra interna regler och förfaranden för säkerhet, sekretess och skydd av personuppgifter. Den är också skyldig att följa de tekniska och organisatoriska åtgärder som vi har tagit för att skydda dina personuppgifter. Dessa säkerhetsåtgärder har skräddarsytts för att beakta den toppmoderna tekniken, dess kostnad för implementering samt de risker som behandlingen, volymen och typen av personuppgifter medför.
6.2 Utanför LLBG
En del av personuppgifterna delas också med vissa kategorier av mottagare utanför LLBG inom ramen för de syften som angetts ovan, men bara om de faktiskt kräver sådana uppgifter. Detta gäller, i synnerhet:
(i) våra tjänsteleverantörer såsom konsulter, IT-tjänsteleverantörer, säkerhetsföretag, försäkringsbolag och finansiella institutioner;
(ii) våra affärspartners, t.ex. butiker och andra stormarknader som distribuerar våra produkter, samt våra marknadsföringsrådgivare;
(iii) eventuella nationella och/eller internationella regulatoriska, verkställande organ, marknadsplatser eller domstolar där vi är skyldiga att göra det enligt gällande lagar eller förordningar eller på deras begäran;
(iv) tredjepartsrådgivare, såsom revisorer och jurister, till exempel i samband med överföringen eller övertagandet av hela eller en del av verksamheten; och
(v) tredje parter inblandade i att undersöka eventuellt bedrägeri eller andra lagöverträdelser.
I ovanstående sammanhang har vi ansvar för behandlingen av dina personuppgifter. Utom i de fall det rör myndigheter, kan dessa mottagare endast behandla data på grundval av våra specifika instruktioner och inte för något annat syfte om vi inte har informerat dig om detta i förväg och har ditt samtycke, där så krävs. Vi ålägger dem även specifika kontraktsmässiga skyldigheter för att garantera skydd av dina personuppgifter.
6.3 Utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet
Mottagarna kan ibland finnas i ett land utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (”EES”), som kanske inte ger en adekvat skyddsnivå för personuppgifterna. Gällande lagstiftning för överföring av personuppgifter till sådana länder kräver att vi implementerar lämpliga skyddsåtgärder för att säkerställa att skyddet av personuppgifterna förblir garanterat (såsom avtalsbestämmelser som ålägger mottagarna att skydda dina personuppgifter). Du kan få ytterligare information och en förklaring om detta eller en kopia av dessa åtgärder genom att utöva dina rättigheter enligt vad som anges i punkt 7.
7 Vilka är mina rättigheter och hur ska jag utöva dem?
Du har alltid rätt att begära att få tillgång till de personuppgifter som LLBG behandlar om dig och att få felaktiga eller ofullständiga personuppgifter korrigerade. I vissa fall kan du även invända mot behandlingen av dessa uppgifter, begära en begränsning av behandlingen eller be oss att ta bort vissa uppgifter. Slutligen har du även rätt att i vissa fall begära att delar av dina personuppgifter överförs till dig själv eller till en tredje part. LLBG kommer att hantera sådana förfrågningar eller invändningar i enlighet med vad som anges i tillämpliga dataskyddsregler, men du bör notera att dessa rättigheter inte är absoluta och att lagfästa undantag kan tillämpas. Vi kan därför inte alltid agera utifrån dina förfrågningar eller invändningar.
När du har gett ditt samtycke för en viss typ av behandling kan du dra tillbaka det när som helst, men du bör vara medveten om att i sådana fall kanske du inte kan nyttja alla våra tjänster fullt ut. Detta kommer inte att påverka lagenligheten av behandlingen baserat på samtycke innan dess tillbakadragning. Utöver det kan du alltid invända, utan kostnad, mot användningen av dina personuppgifter för direkt marknadsföring.
Om du vill utöva någon av rättigheterna ovan, vänligen skicka ett e-postmeddelande till privacy@llbg.com och bifoga en kopia av ditt ID-kort.
LLBG tar dina åsikter om vår hantering av personuppgifter på allvar och kommer snabbt att besvara dem. Tveka därför inte att kontakta oss om du har några åsikter.
Om du inte är nöjd med det sätt vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att lämna in ett klagomål till dataskyddsmyndigheten i Belgien (Rue de la Presse 35, 1000 Bryssel eller contact(at)apd-gba.be) eller dataskyddsmyndigheten i EU-medlemsstaten där du har ditt hemvist, din arbetsplats eller där den påstådda överträdelsen ägde rum.
8 Hur länge lagras mina uppgifter?
Den exakta arkiveringsperioden är beroende av det syfte för vilket personuppgifterna behandlas.
Generellt använder LLBG följande kriterier för lagring av personuppgifter: (i) personuppgifter lagras så länge det är nödvändigt för att uppnå det syfte för vilket de samlades in och (ii) alltid i överensstämmelse med gällande lagstadgade, regulatoriska och interna krav i detta avseende.
Mer specifikt: personuppgifter som vi lagrar om dig i vår databas och som inte är relaterade till ett specifikt avtal tas bort 120 månader efter din sista interaktion med oss.
För personuppgifter som är relaterade till ett avtal som du (eller företaget som du arbetar för) har ingått med oss är lagringsperioden sådant avtals varaktighet, samt perioden fram tills dess att krav enligt detta avtal har löpt ut, såvida det inte finns lagstadgade eller regulatoriska krav på en längre eller kortare lagringsperiod. Efter utgången av denna tidsfrist kommer dina personuppgifter att tas bort från våra system.
Kameraövervakningsbilder arkiveras inte längre än den maximalt tillåtna lagringsperioden i jurisdiktionen där de har tagits.
Personuppgifter som samlas in och behandlas inom ramen för en tvist tas bort (i) så snart som en överenskommelse i godo har nåtts, (ii) så snart som ett slutgiltigt beslut har meddelats som inte längre kan överklagas eller (iii) när kravet har preskriberats.
9 Ändring av policyn
Denna policy kan bli föremål för ändringar. Denna integritetspolicy ändrades senast den 1 mars 2018. Du kommer att informeras i förväg om framtida ändringar i eller tillägg till behandlingen av dina personuppgifter som beskrivs i denna integritetspolicy via vår(a) webbplats(er) (till exempel genom popup-meddelanden) samt med hjälp av våra vanliga kommunikationskanaler (till exempel via e-post, om vi har din e-postadress). Vänligen säkerställ dock alltid att du använder den senaste versionen.
10 Kontakta oss
För allmänna frågor kan du alltid kontakta oss genom att skicka ett e-postmeddelande till privacy@llbg.com. För integritetsrelaterade frågor och/eller för att utöva dina rättigheter, använd den e-postadress som finns angiven i punkt 7. Vi hjälper dig gärna.